Har du en digital beredskabsplan?

Hvis man skal pege på én ting, som de fleste, der arbejder med digitale projekter og aktiviteter er konsekvent dårlige til, er det at lære af deres egne fejltagelser.

For tænk over det: Hvis fejl var noget, vi virkelig lærte af, ville det ikke stadig være sådan, at langt hovedparten af alle digitale projekter fejler i den forstand, at de aldrig nogensinde kommer til at leve op til de ambitioner, der var hele grunden til at sætte dem i værk.

Fejlene kan skyldes mange forskellige faktorer. Men én ting er mere end nogen andet skyld i, at vi har så svært ved at lære: Vi har enormt svært ved at være skarpe på, hvornår et digitalt projekt er kørt i hegnet, få det lukket ned og lært af vores erfaringer til brug for næste gang. Men det kan man godt blive.

3 grunde til vi lukker øjnene

En af grundene til, det er så svært at erkende, at et digitalt projekt er fejlet og tage konsekvensen deraf er, at det at fejle hurtigt kommer i karambolage med tre ting, der i forskellig grad er vigtige i enhver organisation.

For det første kan selve den grundlæggende strategi være en blokering for, at et givent digitalt projekt kan få nådeskuddet. Dette siger i sagens natur en del om strategien som sådan og dens præcision i forhold til at kunne levere fundamentet for værdiskabelse. Men det er nu engang ofte sådan, at når strategien er lagt, så binder den. (Medmindre den naturligvis er glemt, eller man kan arbejde udenom. Men så har strategien et helt andet og langt mere fundamentalt problem, som jeg ikke vil adressere i dette indlæg.)

Har du glemt at følge op?

For det andet kan grunden til, at ikke får gjort noget ved det kuldsejlede digitale projekt være, at vi forlængst er på vej videre mod noget andet. Det går rasende stærkt i den digitale verden med nye teknologier, muligheder og ikke mindst mere eller mindre gode idéer, og i den sammenhæng kan det være svært at have overblik nok til at bevare fokus på kontinuerligt at vurdere det, vi allerede har kørende. For det er jo langt det sjoveste at bygge nyt og bygge nyt og… Det er bare ikke nogen god undskyldning.

Endelig kan det være svært at erkende en digital fejlsatsning og få trukket stikket på den, fordi det ofte giver anledning til konflikt. Ikke alene kan man blive upopulær i organisationen på at være den, der påpeger, at vi er i gang med at ramme helt ved siden af skiven; der er som regel heller ikke nogle, der ligefrem melder sig frivilligt til at tage et ejerskab for fiaskoen. For den slags ses jo som alt andet end karrierefremmende.

Prisen for ikke at handle

Mens der således kan være mere eller mindre gode – omend forståelige – grunde til ikke at gøre det, der bør gøres, er der altid en meget tydelig konsekvens ved ikke at gøre noget. En konsekvens som gerne skulle gøre det evident for enhver, at man står sig bedst ved at bide i det sure æble og så bare få truffet den beslutning og foretaget de handlinger, der i virkeligheden skal til.

Den første pris, man betaler, er logisk: Det er prisen for ikke at nå de resultater, man havde håbet. Her er der meget store forskelle på, hvordan man rundt omkring arbejder med opfølgning og målstyring. Så prisen kan her spænde fra den almindelige men dybtfølte manglende tilfredsstillelse ved bare ikke at lykkes til en mangel på performance, der i sidste ende kan få konsekvenser for ens egen ansættelse. Uanset hvad er det bare ikke holdbart.

Kunderne siger fra

Den næste pris, man betaler, er den pris, man betaler ved at se sine kunder finde andre steder at handle. De digitale kanaler er udover mange muligheder for, at man selv kan udvikle og skabe succes også karakteriseret ved, at alle andre har de samme muligheder. Sagt på godt dansk kan man sige, at kan du ikke finde ud af lykkes med at skabe værdi for dine kunder, så kan dine konkurrenter. De har i hvert fald muligheden for det. Og er de bedre til at eksekvere, udrydde deres fejl – pointen i hele dette indlæg – lære af deres erfaringer og komme godt videre, kan man godt regne med, at kunderne også vil finde ud af det. Og pludselig forsvinder fundamentet for din forretning.

Sidst men ikke mindst skaber manglende resultater også en intern uro. Dette er en intern uro, der kan give sig udslag i alt fra forvirring omkring retning, og hvad der nu skal ske, til intern polemik hvor man forsøger at finde én, man kan give skylden for de manglende resultater, så man selv undgår at sidde med aben til sidst. Skaber det grobund for, man kan komme godt videre? Så absolut nej.

Hav en beredskabsplan

Dermed bliver det rigtig gode spørgsmål så: Hvad kan man konkret gøre? Og her er svaret i virkeligheden enkelt: Hav en beredskabsplan klar.

Logikken er ganske enkelt: Ligesom du har en plan for, hvordan du skaber succes med dine digitale projekter – det er ofte den digitale strategi – skal du naturligvis have en plan klar for, hvad der skal ske, hvis det viser sig ikke at gå helt, som du havde ønsket dig.

Beredskabsplanen i sig selv skal være enkel. Den skal nemlig besvare tre grundlæggende spørgsmål: Hvad gør vi, når vi kan se, at det her ikke virker? Hvem gør hvad? Og hvornår gør vi det?

Forudsætningen for at have en beredskabsplan, der virker er ikke bare at kunne besvare de tre ovenstående spørgsmål. Det er i allerhøjeste grad også at kunne vide, hvornår det er tid til at tage den frem fra skuffen og skride til implementering.

Lad data styre beslutningen

Til det bruger vi i sagens natur KPI’er. Ligesom KPI’er kan bruges til at monitorere vores succes med digitale projekter, kan de også anvendes til at udstille vores fiasko. Og der handler det om på side 1 i beredskabsplanen at have en helt klar opstilling, der fortæller, hvilke KPI’er, vi kigger på for at måle digital fiasko, og hvad den nedre grænse for performance er.

Vi kan der vælge at sige, at vi konsekvent over en periode skal have ligget under denne grænse, for at der ikke længere er nogen tvivl. Men det er noget, der må afgøres fra sag til sag. Pointen er ikke at være i tvivl om, hvornår planen skal hives frem. Og så vel at mærke at eksekvere efter dem punkt for punkt, når først, situationen er opstået.

Tilpas planen

Hvad der skal stå i den konkrete plan er helt op til den enkelte og det enkelte projekt. Men et godt råd er at holde det rimelige kort og præcist.

En god beredskabsplan fortæller ikke alene, hvornår den træder i kraft. Den fortæller også, hvilke skridt der skal tages for at trække stikket: Hvornår gøres det? Hvem skal informeres inden? Hvordan skal der informeres til de kunder/brugere, der trods alt er? Og hvad skal disse tilbydes i stedet for at mindske risikoen for, at de bare forsvinder? O.s.v. o.s.v. Alle de ting, man overhovedet kan forestille sig, man skal tage stilling til, når man skal afvikle noget og gøre det på en måde, der er professionel og ordentlig.

Af samme grund skal beredskabsplanen også laves god tid. Man siger gerne, at skilsmissen skal forberedes, når man indgår giftermålet, og analogien er den samme her. Sørg for at have styr på planen, mens det hele ser positivt ud, og alt er godt. Så er den både nemmere at lave med et klart hoved, og sandsynligheden stiger for, der faktisk kommer alt det med i planen, som der i den konkrete situation vil være brug for.

Sørg også i den forbindelse for, at der for det enkelte projekt er en beredskabsplan, der passer til selve projektet og ikke forsøger at være generisk. One size does NOT fit all!

Lav en post mortem

Når beredskabsplanen er eksekveret, og støvet har lagt sig, er det tid til at evaluere. Denne evaluering er kritisk, fordi det er vores bedste chance for at sikre, at vi ikke igen kommer i en situation, hvor vi bliver nødt til at aktivere en beredskabsplan med henblik på at lukke noget, vi ellers troede rigtig meget på, ned.

Man kan beskrive dette som et post mortem, man laver på så mange projekter. Man sætter sig ned og kigger på, hvad det egentlig var der skete? Hvad gik godt? Og hvorfor endte det alligevel så skidt? Gå hele processen igennem og find ud af, hvor i processen det var, at kæden røg af, og det begyndte at gå galt. Diskutér hvad det giver anledning til af overvejelser. Konkludér og dokumentér til senere brug. Sværere behøver det faktisk ikke at være.

Når dette arbejde er tilendebragt, kan vi glæde os over, at vi faktisk har opnået flere ting: Vi har på bedste førstehjælps-vis standset en ulykke ved at trække stikket på et digitalt projekt, der ingen vegne kom og i virkeligheden var en belastning både for os selv og for dem, det ellers gerne skulle have tjent. Og vi er blevet begavet med en masse erfaringer, vi nu kan tage med os ind i det næste projekt, og hvor vi kan sikre, at vi aldrig igen kommer til at ramme ved siden af – af de årsager.

Det betyder ikke, vi aldrig vil opleve fejlslagne satsninger igen, for det vil vi. Det vil så bare være af andre grunde. Og så må sikre, der også er en stærk beredskabsplan omkring dem, der vil sikre, vi kommer godt og rigtigt ud af det igen.

(Foto: Pixabay)