Få fælles fodslag i teamet

Uanset hvordan man arbejder med innovation og forretningsudvikling, er det af største vigtighed, at man har fuldstændig alignment mellem de enkelte medlemmer af det team, man arbejder sammen med, om hvad der skal ske, hvem der gør hvad, og hvordan man håndterer ressource-spørgsmål og risici. Har man ikke dette på plads, risikerer man hurtigt at ende som en flok forvirrede høns, der render rundt og måske/måske ikke leder efter fælles fodslag end et super dedikeret team, der bare performer og eksekverer 110% effektivt.

Men hvordan skaber man så denne alignment? Heldigvis er der gode folk, der har arbejdet med det. Ikke mindst Stefano Mastrogiacomo fra universitetet i Lausanne, Schweiz, der sammen med en gruppe forskere har skabt Team Alignment Map – et virkelig effektivt redskab, hvis man på en enkel men stærk måde gerne vil have visualiseret, hvorvidt man er på vej i samme retning eller ej.

Fire vertikaler

Princippet i Team Alignment Map er ret enkelt. Det består af fire vertikale kasser.

Den første kasse hedder Objectives, og her handler det i sagens natur om at beskrive projektets mål – gerne nedbrudt i bidder. Den anden hedder Commitments og beskriver, hvem der ‘har den’, når det gælder de enkelte Objectives – hvem er ansvarlig. Den tredje hedder Ressources og adresserer, hvad der mangler for, at vi som team kan lykkes med projektet. Den er lidt mere avanceret – lidt – men det vender jeg tilbage til. Den sidste hedder Risks og beskriver – sjovt nok – de risici, som gruppen ser i projektet.

Udgangspunktet for brug af modellen er, at man sætter den op på en væk og begynder at udfylde den linie for linie fra venstre mod højre. Når man gør det, får man hurtigt et overblik over – og ikke mindst en fælles forståelse for – hvad der skal ske, hvem der skal gøre det, og hvad der mangler for at få tingene gjort. Samt naturligvis de risici, der muligvis kan smide en sten foran projektet.

Visualiser risici

Når disse linier så er udfylde kigger man på Ressources og Risks. Hvad Ressources spørger man sig selv, om der kan opstilles nogle nye Objectives, der adresserer disse Ressources. Hvis udfordringen f.eks. er, at der mangler nogle kompetencer på teamet, kunne et passende Objective jo være at finde et nyt medlem med de kompetencer til at supplere gruppen. Pointen her er, at når man gør det, så fjerner man et element fra Ressources – en negativ ting – og flytter den over til at være en positiv, der er med til at skabe fremdrift. Man arbejder med sin model.

Tilsvarende gælder det for Risks. Også her kigger man på, om nogle af dem kan håndteres ved at opstille nye Objectives. Men her er det lidt anderledes. For der kan være nogle risici, som man accepterer, fordi man enten ikke kan gøre noget ved dem alligevel, fordi man betragter dem som værende meget usandsynlige, eller fordi de hører til i kategorien af de ting, man bare accepterer at leve med. Her er pointen i virkeligheden mere den, at man ved at italesætte risici som gruppe allerede fra starten af et projekt bliver opmærksom på de faldgruber, der måtte være og får en fælles forståelse af, hvad de er – så gruppen som sådan kan navigere udenom den.

Husk opfølgning

Når hele modellen er fyldt, hænger man den som sagt op, og så bruger man som projektgruppe den til at lave ugentlige eller 14 dages check-ins. Her deltager alle projektdeltagerne, og så kigger man på de fire vertikaler og markerer med Post-It’s nedenfor den enkelte vertikal, hvorvidt man synes, det går godt eller skidt med denne. Alle skal sætte en Post-It på, og på den måde får man en god diskussion af, hvor hver enkelt ser status på projektet.

Her kan der sagtens være nogle, der har en forskellig forståelse. Mens der kan være fuld enighed om, man er på sporet med Objectives, kan der være uenighed om Commitments. Der er måske nogle, der gør mere end andre o.s.v. På den måde får man også identificeret de dele af ens projekt, der kræver opmærksomhed og får en struktureret dialog omkring forbedringer. Det er virkelig effektivt.

Team Alignment Map er noget så enestående som en simpel model med en enorm styrke og en stor positiv effekt for ethvert projekt. Så hvis du for fremtiden gerne vil sikre, dit projekt ikke ender i kaos med masser af underforstået information, misforståelser m.m., skulle du helt sikkert tage og kigge på det.

(Foto: Dorigny.com)