Skab en enkel handlingsplan

Hvor svært kan det egentlig være at skaffe sig overblik over en række målsætninger og de aktiviteter, der skal til, for at man kommer godt videre med dem? Svaret er, at det hurtigt kan vise sig sværere end langt de fleste forestiller sig.

Risikoen er derfor, at man hurtigt går i stå, og at det, der egentlig skulle have været en fokuseret workshop eller møde ender i den rene snak uden hoved og hale, og hvor ingen går derfra meget klogere. Det er ærgerligt. For dels får man følelsen af at have spildt sin tid. Og dels kan man forledes til at undgå øvelser som disse fremadrettet – hvilket bestemt ikke hjælper på noget som helst.

Gør hjemmearbejdet

Derfor er det godt at vide, at der faktisk findes en meget strømlinet og simpel proces, hvor man på nogle ganske få timer – gerne tre – kan komme godt omkring en række problemstillinger og stå tilbage med nogle meget konkrete handlinger efterfølgende.

Udgangspunktet for en god proces er at have gjort sit hjemmearbejde ordentligt. Det vil i dette tilfælde sige, at man på forhånd har gjort sig klart, hvad målsætningerne er for det emneområde, man skal bruge tiden på at gå i dybden med.

Hvis man derudover har haft mulighed for at formulere målsætningerne rimeligt skarpt, er det et plus. For skarpe formuleringer gør sig rigtig godt, når de kommer op på tavlen i plenum.

Find stopuret frem

Når selve mødet begynder sætter man små sedler med disse målsætninger op på en tavle eller et whiteboard, og så finder man ellers en stak gule sedler og et stopur frem. Så er man klar.

Processen er den enkle, at når tiden går i gang, har man på den første målsætning tre minutter til at sige alt det positive omkring den pågældende målsætning, man kan komme på for så at skrive det ned på gule sedler. Positive ting kan være ting, der enten er allerede er styr på i forbindelse med at nå målsætningen, nogle potentialer eller muligheder man kan se er der, men som endnu ikke er taget i brug eller noget helt tredje.

Pointen her er, at der dels skal positive ting på bordet, og at dette ikke er tiden til at diskutere de enkelte sedler. Det er ren brainstorm.

Få det hele frem

Når de tre minutter er gået, sættes stopuret tilbage på tre minutter, og så har man ellers tre minutter til at sætte gule sedler op med alt det negative man kan sige omkring målsætningen. Negative ting kan være ting, der forhindrer én i at nå målsætningerne, ting der ikke er til stede eller noget, der bare fungerer skidt. Det kan også være en skepsis begrundet i noget helt andet, som alligevel har en betydning for ens tro på, man kan nå målsætningen.

Også her handler det om fokus og om ikke at forholde sig til de enkelte sedler men bare skrive ned, mens tiden kører. Når de tre minutter er gået er man færdig med øvelsen for den målsætning – og man har lært, hvad øvelsen fundamentalt set går ud på.

‘Easy Wins’ og ‘Road Blocks’

Nu tager man så de enkelte målsætninger efter tur og gennemfører øvelsen igen og igen; tre minutter med positive ting og tre minutter med negative ting. Dette gør man, indtil man har været alle målsætninger igennem, og så er man efter en lille pause klar til at tage fat på næste del af øvelsen.

Denne del består i at skabe overblikket og finde ud af, hvad man kan rubricere som henholdsvis ‘Easy Wins’ og ‘Road Blocks’.

‘Easy Wins’ er de sedler, der leder tankerne hen på noget, man umiddelbart kan gøre, og som man med basis i de positive ting omkring ens målsætninger kan se, at man dels har forudsætningerne for at kunne sætte i værk med det samme og som dels – fordi de jo er på tavlen under målsætninger – peger i den rigtige retning i forhold til det, man gerne vil opnå.

Det handler om at få så mange af disse som muligt på plads og defineret i overskriftsform. Dog plejer jeg selv gerne at holde dem til seks stykker, fordi det både er et fornuftigt antal men også et antal, der er begrænset nok til, at man rent faktisk kan holde hinanden op på, at man nu også får det gjort.

Fjern blokeringerne

Når ‘Easy Wins’ er på plads, handler det om at kigge på ‘Road Blocks’. Disse er vigtige, fordi det er dem, der er afgørende for, at målsætningerne ikke kan nås. Erfaringsmæssigt er det her, man finder de ting, der i bund og grund bare irriterer en, og som har noget at gøre med, hvad andre gør eller navnligt ikke gør. Også her plejer jeg gerne at holde mig til maksimalt seks stykker for, at der ikke skal være for mange udfordringer til en start.

Efter at have defineret ‘Road Blocks’ laves der på hver enkelt af disse en handlingsplan på tre punkter, der i overskriftsform beskriver, hvordan disse blokeringer skal forsøges fjernet. Handlingsplanerne laves kun for ‘Road Blocks’, og det er helt bevidst. For mens ‘Road Blocks’ kræver en plan, der kan påvirke andre, er ‘Easy Wins’ ofte selvforklarende og netop det – lette (easy) at implementere. Så der er det fint bare med overskrifter.

Få ejerskab og deadlines på plads

Når kortlægningen således er gennemført, ‘Easy Wins’ er defineret, og der er lavet tre punkts planer for ‘Road Blocks’, kan der samles op og tildeles ejerskab på de enkelte dele til forskellige personer samt aftales deadlines for implementering.

Dette gør, at den dag, der startede med et mere eller mindre uoverskueligt problemfelt med en række forskellige målsætninger, med få timers koncentreret indsats, enkle midler og en hel del disciplin er blevet til en meget konkret handlingsplan, der peger i den rigtige retning.

Sværere behøver det ikke være.

(Foto: Flickr/Dean Hochman)