Problemer er ikke bare problemer

Hver evig eneste dag er der rigtig meget snak om teknologi og teknologiens velsignelser for teknologiens egen skyld. Fascinationen kan nogle gange virke nærmest grænseløs. Og man kan godt få det indtryk, at teknologi er svaret på alt – selv der hvor der i udgangspunktet slet ikke er defineret noget problem.

Mens det er forståeligt, at fascinationen kan give én tunnelsyn, er det ikke desto mindre en farlig vej at gå. For al erfaring viser, at noget af det mest risikable, man kan gøre, er at skride til udvikling af løsninger, før man har defineret det problem, man skal have løst, ordentligt.

Dette kan lyde banalt. Men i praksis kan det være langt sværere, end man lige regner med.

Kend forskel på problemerne

Hvis man kigger på problemer, er der dybest set to forskellige former for problemer eller problemstillinger, man som virksomhed eller organisation kan håndtere: De, der er rent interne, og de der involverer eksterne parter.

Ofte har virksomheder svært ved at forstå, at den tilgang, man vælger til at håndtere interne problemstillinger – f.eks. i forbindelse med procesoptimering eller automatisering af arbejdsgange – ikke virker lige så godt, når man går eksternt. Men kigger man nærmere efter, er forklaringen ganske banal.

Har du kontrol?

Grunden til, at interne problemstillinger ofte er nemmere at gå til og løse med succes er, at problemet er veldefineret som et problem. Der sidder vitterligt i organisationen nogle for hvem en given ting er et problem, som kalder på en løsning. Præmissen er med andre ord, at problemet nærmest på automatik er rimelig veldefineret. For hvorfor ellers overhovedet sætte gang i en proces for at ændre på tingenes tilstand?

Den anden grund til, hvorfor interne problemstillinger ofte er meget lettere at løse end eksterne er, at alle – eller i hvert fald de fleste – elementer i problemstillingen er indenfor egen kontrolsfære. Så længe man bevæger sig indenfor virksomhedens eller organisationens egne rammer, har man en stor grad af kontrol over diagnosticering, indsats og effekt. Og det kan gøre hele forskellen i forhold til at få succes med sin problemløsning.

Findes problemet?

Men hvad så med de problemer, der er eksternt funderede?

Her er der først og fremmest brug for, at man får valideret, hvorvidt der overhovedet er tale om et reelt problem, før man går i gang med at finde en løsning? Erfaringsmæssigt er der nemlig rigtig mange problemer, der i virkeligheden slet ikke er noget oplevet problem men mere en eller anden fiks idé i en – som regel – chefs hoved. Det er et meget spinkelt grundlag at skride til handling på.

Derfor handler det om at få syn for sagn. Her kan man med fordel anvende nogle af de principper, der findes i Jobs-to-be-done-tankegangen som handler om at forsøge at finde frem til de behov hos ens slutkunder eller interessenter, som nødvendiggør en eller anden form for løsning. Eller i hvert fald som et minimum kalder på en anden og mere effektiv måde at gøre tingene på.

Er en løsning noget værd?

Hvad er det for situationer, der er både vigtige og svære nok til, det kan kategoriseres som problemfyldt og noget, der kalder på en ny løsning? Og hvor værdifulde er disse problemer at få løst, når det kommer til stykket? Er det nice-to-have eller need-to-have? Er det – eller er det ikke – reelle problemer?

For at kunne lave denne afdækning, kræver det, at man kommer ud af bygningen og indleder en dialog med dem, det handler om. Nøglen er at få en forståelse for, hvad det er, der rør sig, og hvor skoen eventuelt trykker. Det kræver ikke bare nysgerrighed og en god struktureret proces. Det kræver også en åbenhed overfor, at den tanke, man som udgangspunkt havde for at opfatte noget som et problem, kan vise sig at være forkert. For netop denne fundamentale misforståelse er som nævnt ovenfor ‘root cause’ for mange fejlslagne indsatser og spild af ressourcer.

Få hjælp

At identificere og løse eksternt funderede problemer er hårdt arbejde. De enkelte skridt er ikke nødvendigvis svære at gennemføre, men det at sikre strukturen, analysen og ikke mindst opfølgningen og definitionen af de rigtige ‘næste skridt’ kræver overblik og indsigt i, hvad der skaber værdi. Derfor kan det også være en meget god idé her at alliere sig med ekstern hjælp fra én, der har prøvet det gør og ved, hvad der virker i givne situationer.

Ekstern hjælp er også vigtig fra et andet perspektiv. For det eliminerer den vigtige fejlkilde, det altid er, når noget bliver biased. En udefra kommende facilitator har ikke noget investeret i hverken den ene eller anden idé eller initiativ, som måske har simret under overfladen i virksomheden rigtig længe, og hvor den forkerte driver af processen i virkeligheden bare leder efter en god undskyldning for endelig at kunne skride til handling. Ender man der, kan selv de bedste kræfter og intentioner vise sig at være spildt. Så sørg for det ikke sker.

(Foto: Pixabay.com)